I malé automatizace mohou v době krize vést k velkým výnosům

Mohlo by se zdát, že aktuální situace s celou řadou omezení a nejistot příliš nenahrává investicím a zavádění nových postupů. Faktem ale je, že robotická procesní automatizace (RPA) může řadě firem v této nelehké době ulehčit jejich práci a dopřát zaměstnancům alespoň částečný oddech.

V současnosti musí nejen podniky ale dokonce celé obory přejít do značně improvizovaného režimu práce. K dlouhodobému problému s nedostatkem kvalifikovaných zaměstnanců se nově přidala velká poptávka po celé řadě služeb a informací. To s sebou přineslo neplánovaný nárůst práce a značný nápor na některé podniky jako jsou e-shopy či zdravotnická zařízení a jejich kontaktních center. Už tak vytížení zaměstnanci jsou ještě více zavaleni prací.

Každodenní realita spojená s řadou omezení postavila firmy před ne zrovna příjemnou pravdu. Zabezpečení kritických firemních procesů je ve chvíli, kdy část zaměstnanců není dostupná ať už kvůli nemoci, karanténě nebo ošetřovnému, často tím jediným, co firmy dokáží zajistit. Nastalá situace přitom pravděpodobně nebude mít krátké trvání a zároveň je dlouhodobě neudržitelná. Je tedy nutné, aby společnosti přehodnotily své krizové plány, identifikovaly kritické procesy a do budoucna zajistily jejich fungování i v případě podobných výpadků a problémů.

Dobrým řešením v takové situaci je možnost automatizovat některé zaběhnuté firemní procesy, které v podstatě brzdí zaměstnance nebo jim neumožňují dělat důležitější či kreativnější práci. Podniky mohou dosáhnout dobrých výsledků ve chvíli, kdy rozdělí jednotlivé úkoly mezi roboty a zaměstnance tak, aby využili silné vlastnosti obou těchto skupin.

Nespornou výhodou RPA je možnost nasazení specifických řešení na dálku. Zástupce společnosti vůbec nemusí zákazníka navštívit, a přesto je možné během několika dnů až týdnů ve firmě rozběhnout nově zautomatizovaný proces. Navíc robot značně ulevuje od opakující se činnosti a díky němu mají zaměstnanci čas na kreativní práci. Pojďme se podívat na pár scénářů, které nastiňují možnosti využití RPA v praxi.

Softwaroví roboti, kteří nepotřebují lidskou asistenci (unattended automation)

V tomto případě probíhá práce softwarových robotů bez jakéhokoliv dohledu nebo podpory obyčejných zaměstnanců. Jednoduše řečeno zadáte do programu data, která chcete zpracovat a software s nimi bude pracovat na základě naučených postupů tak, jak potřebujete. Dobře to funguje například ve finančním sektoru a dalších oblastech, kde zaměstnanci běžně zpracovávají formuláře, faktury a dalších dokumenty, ze kterých je třeba data převádět často do několika různých systémů a následně je manuálně upravovat a schvalovat v případě změn. Při nasazení RPA v takovém případě může veškerou práci zastat softwarový robot, zatímco zaměstnanci mají více času věnovat se například rozvíjení dobrých vztahů s klienty.

V některých situacích je lidská asistence třeba před zahájením činnosti, typicky v případě vkládání dat do softwaru. Zde je sice třeba zapojit zaměstnance, aby nahrál všechny důležité dokumenty, nicméně pomalou manuální práci už za ně dokončí robot. O tom, co všechno robot dokáže a jak ulehčuje práci člověku si můžete přečíst v článku Robot dělá člověk méně robotem.

Existují samozřejmě i občasné případy, které vyžadují lidský úsudek. Příkladem může být finanční oddělení velké firmy, na které denně přichází řada faktur v nejrůznějších formátech, od papírových po elektronické. Při použití technologie OCR (Optical Character Recognition) a machine learningmůže softwarový robot přečíst tyto faktury a vybrat nejdůležitější data k dalšímu zpracování. V některých případech robot nerozpozná určitá data a upozorní zaměstnance na nesrovnalost, při které potřebuje jeho schválení a pomoc.

Spolupráce robotů a lidí (attended automation)

Softwaroví roboti ale nemusí nutně pracovat bez přítomnosti zaměstnanců. Typickým příkladem vhodné automatizace je spojení RPA s pracovníky call center a informačních linek. V běžné situaci musí často zaměstnanec nechat zákazníka čekat na lince, zatímco v počítači vyhledává informace, ověřuje nová omezení nebo si píše poznámky. Při zapojení RPA do této situace může vyhledávání místo zaměstnance převzít robot, který mnohem rychleji projde všechny dostupné systémy a databáze a připraví vhodné podklady pro pracovníka, který se mezitím může naplno věnovat klientovi. To snižuje stres uvalený na zaměstnance a zároveň zlepšuje zákaznickou zkušenost s informační linkou.

Práce v tandemu se softwarovým robotem je možná především ve chvíli, kdy je možné RPA napřímo propojit s databázemi informací nebo systémem skrz API.

CHCETE VĚDĚT VÍCE?

Zaujaly vás možnosti RPA? Pokud máte otázky týkající se automatizace procesů ve vaší společnosti, nechte nám váš kontakt a naši specialisté vám rádi pomohou v rámci nezávazné konzultace.

Viktória Lukáčová Bracjunová

Business & New Technologies Products Development Manager
viktoria.bracjunova@soitron.com