V 21. století už asi nenajdeme firmu, která pro své fungování nepotřebuje využívat informační technologie. Právě naopak. IT se stává nezbytnou součástí podnikových procesů už automaticky. Častokrát je přímo elementárním prvkem, díky němuž firma dokáže dobře fungovat.
Přesto se ukazuje, že použité IT řešení neodrážejí podnikové aktivity a strategické cíle firmy, což je častokrát na škodu. Právě správně nastavené IT procesy dokáží výrazně zjednodušit fungování firmy a pomohou jí tak dosáhnout větší konkurenční výhody. A to například díky optimalizaci IT zdrojů, odstranění nepotřebných činností nebo využití inovativních řešení.
V naší praxi se často setkáváme s podobnými problémy. Identifikovali jsme 8 hlavních zásad, díky kterým se dá chybám šikovně vyhnout.
I když představitelé IT a byznys oddělení většinou nepocházejí z různých zemí, při vzájemné komunikaci to občas vypadá, jako kdyby mluvili jinou řečí. Je proto důležité, aby zúčastněné strany používaly stejnou terminologii a rozuměli výrazům, které druhá strana používá. K tomuto účelu může posloužit knihovna BiSL (Business Information Service Library) která je veřejně dostupným zdrojem best practice pro implementaci řízení byznys informací (Business Information Management). Jejím nejdůležitějším přínosem je zavedení společného jazyka v rámci organizace, což umožňuje lepší porozumění v komunikací mezi zúčastněnými stranami. Kromě odborných termínů je vhodné používat i jednoduché grafické prostředky, jako např. traffic lights nebo myšlenkové mapy.
Přestože IT oddělení je většinou součástí firemní organizační struktury, často se stává, že není při diskusích o strategických záměrech firmy či dalších důležitých otázkách, které mají dopad i na vnitřní IT prostředí. Je důležité, aby obě strany měly jasné informace o tom, kam firma kráčí.
Častým jevem je i nepochopení hodnoty firemního IT. Není jí suma pořizovací ceny jednotlivých komponentů (hardware, software, licence). Skutečnou hodnotou je to, co tyto komponenty firmě poskytují a jak jí dokáží pomoci při dosahování obchodních cílů. Proto zakázky v oblasti IT nelze chápat jako nákup, ale jako investici. Vysoká cena IT vybavení totiž nepředstavuje i vysokou hodnotu, která se nevyhnutelně vrátí zpět do firmy. Z tohoto důvodu byla vyvinuta i metodika IT 4 IT, pomocí níž lze udržet hodnotu, kterou IT přináší firmě během celého životního cyklu.
IT častokrát provádí podpůrnou funkci pro obchodní činnosti firmy. Je proto třeba jasně určit, jaký dopad na fungování ostatních oblastí firmy bude mít změna v IT řešeních. Zejména, zda tato změna opravdu přinese to, co od ní management očekává. Je tedy nezbytné, aby obě strany jasně chápaly důvod, smysl, jakož i výsledný efekt každé změny. Inovace v IT tedy musí vždy odrážet účel, kvůli kterému se pro ni manažeři rozhodli a musí přinést to, co od ní požadují.
Dalším prvkem, který pomůže propojení IT a byznys oddělení ve firmě, je určení vlastnictví. Používané systémy, procesy i data musí mít vždy svého vlastníka. Ten má totiž své úkoly a je zodpovědný za to, aby použitá řešení byla správně zaměřena na účel, který tím chceme dosáhnout. Aby tak celý proces dělal přesně to, co chceme, a aby data přinášela hodnotu, kterou přinášet mají. Pro tento účel existuje metodika RACI, pomocí které lze definovat vlastníky, jakož i další podpůrné role. Pomůže určit, jak bude proces fungovat a kdy bude plnit to, co od něj potřebujeme.
V praxi často dochází k rozdílnému přístupu v komunikaci s interním a externím klientem. Při objednávání externí služby je vypracována přesná specifikace požadavků a parametrů a dodavatel jasně řekne, jakým způsobem bude dodána. Při komunikaci v rámci firmy se však nejednou stává, že IT neví úplně přesně, co od něj byznys očekává a jakým způsobem mu to má dodat. Proto by se při objednávkách interních služeb měl klást stejný důraz na přesnou definici požadavků, jako je tomu v případě objednávky z externího prostředí. Dokonce by se v takových případech měl použít i princip monitorování a vyhodnocování. Tedy zda služba dodána vlastním IT oddělením opravdu splňuje parametry, které od ní byznys očekával. Užitečné je i koordinace očekávání byznysu a synchronizaci pohledů obou stran na výsledek, který má být dodán.
Často se ve větším prostředí firmy stává, že znalosti a informace, které již firma jednou nabyla, neaplikuje dále. Jednoduše leží někde ve vzduchoprázdnu. A ti, kteří by je možná potřebovali, o nich nevědí. Firma tak vynakládá úsilí na řešení něčeho, co již v minulosti úspěšně zvládla, a plýtvá tak svými zdroji.
IT systémy sbírají množství rozmanitých dat z různých oblastí firmy. Proto je důležité využívat postupy, kterými povýšíme tato hrubá data na úroveň užitečných informací. To je totiž přidaná hodnota, která dodá datům další informační hodnotu v jiných souvislostech. Vnáší do nich logiku, a to nám pomáhá činit rozhodnutí rychleji a přesněji.
Realizaci projektů vždy usměrňují manažeři. Role IT manažera / Ředitele IT oddělení je však náročnější ve srovnání s ostatními manažery. Je to z důvodu, že propojuje dvě oblasti, jejichž smýšlení je výrazně odlišné – IT a byznys. Specialista v IT sice může mít dokonalou znalost systémů, ale nemusí umět pochopit potřeby byznysu a specifickou customizaci daného nástroje. Ideálním případem tedy je, pokud IT manažer disponuje vyváženými znalostmi z obou oblastí a dokáže pochopit obě zúčastněné strany. Právě to u něj vytváří silný předpoklad, aby úspěšně působil jako komunikační kanál při propojování těchto dvou světů.
David Dvořák, CISA, CISM, CRISC, ITIL
IT Advisory BU Manager
We are in the process of finalizing. If you want to be redirected to our old version of web site, please click here.
