Automatizace procesů jako lék na přetížený sociální či zdravotní systém

VIKTÓRIA LUKÁČOVÁ BRACJUNOVÁ

Použití bezobslužných robotů (RPA) je velmi široké. Mohou například zpracovávat faktury, odesílat data do SAPu, zpracovávat pravidelné výpisy z bank, podávat žádosti, řešit reklamace, logistické procesy, zajistit distribuci dat z jednoho systému do více, dále data sbírat, vyhodnocovat je a následně je reportovat. Ve zdravotnictví například umí zaevidovat nové pacienty a u těch stávajících vyhledat určité korelace, které pomohou následně bojovat s onemocněními.

Aktuálně kvůli pandemii koronaviru zažívá Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) obrovský nápor. Z nařízení vlády, která Česko uvedla do stavu karantény, totiž řeší nekončící příjem žádostí na ošetřování člena rodiny (OČR). ČSSZ zpracovává tyto požadavky na základě vystaveného rozhodnutí školy dítěte. Úředníci potom musí žádosti párovat s dalšími daty, prověřovat, zda jsou oprávněné (zda byly, nebo nebyly školy zavřené, od kdy do kdy) a provádět další úřední úkony. Dělat tyto úkony ručně, je nejen velice neefektivní, ale především velice zdlouhavý a ubíjející proces, přičemž i na pracovištích ČSSZ chybí celá řada úředníků, protože i oni sami se starají o své děti a jsou na ošetřovačce.

Podle konzultační společnosti McKinsey přibližně v 60 % povolání by mohla být alespoň jedna třetina základních činností automatizována.

Proces zpracování OČR se dá plně automatizovat

Proces zpracování je přitom možné plně automatizovat. Pokud by bylo nasazeno RPA, probíhalo by to následovně. Rodič vyplní formulář a pošle ho na e-mailovou adresu ČSSZ. Po jeho přijetí dojde k vyhledání v interním systému žadatele a nastartuje se proces validace kritérií. Postupně dojde k vyhodnocení, zda je osoba pojištěná a pokud ne, zjistí se, zda je pojištěný druhý rodič.

Dále automatizační robot rozpozná, zda má dítě méně jak 13 let a v případě, že je starší, potom vydá pokyn ke zjištění, zda je dostupné potvrzení od lékaře. Následuje prověření, zda zařízení, které dítě navštěvuje, je opravdu zavřené (například ne všechny školky jsou zavřené). Nechybí ani křížová kontrola, zda o OČR již na dítě nepožádal někdo jiný. Robot se na základě zjišťování postupně probere definovanými pravidly a rozhodne, zda pošle žádost na schválení. Pracovníkům ČSSZ posléze předloží žádosti, které splňují zadaná kritéria, čímž se sníží jejich vytížení. Tímto se eliminuje i chybovost, zaměstnanci mohou totiž něco opomenout. RPA se to stát nemůže.

Mohlo by vás zajímat: I malé automatizace mohou vést v době krize k velkým výnosům

Rychlejší testování na koronavir

Dalším příkladem nasazení RPA nejen v době koronaviru je využití přímo ve zdravotnictví, kde může výrazně urychlit mnohé rutinní práce. Ať už jde o zaevidování pacientů, vyhledání jejich anamnéz a následného testování a potvrzení o nakažení. Poptávka na testování v laboratořích je nyní obrovská a lidé čekají nejen v dlouhých frontách na provedení testu, než na ně přijde řada, ale také potom i na výsledek. Zdravotníci, ale i další dobrovolníci, dělají, co mohou. Řešení, jak jim ulehčit práci, existuje v podobě RPA.

Protokol na testování COVID-19 vyžaduje, aby byl pacient vyhledán ve zdravotním záznamu, ručně přidán do jiného systému určeného pro testování (pokud se v něm nenachází) a jakmile bude výsledek testu k dispozici, musí se výsledky ručně uložit zpět do systému a následně probíhá samozřejmě vyrozumění pacienta. Automatizovaný proces může významně přispět k redukci potřebného času, kdy pacient čeká ve frontě na příjmu k provedení testu – klidně to může být i několik hodin (například v Jižní Koreji uvádí, že je to až 6 hodin). Proto jedna z největších nemocnic v USA zřídila na tuto činnost RPA robota, nasazení robota jí trvalo 48 hodin. Zatímco administrativní úkony při testování jednoho člověka zaberou pracovníkům až tři minuty, robotovi to zabere maximálně 16 sekund. A to už je velká úspora času, pokud zpracováváte tisíce testovaných.

Jakmile uvidíte RPA v akci, uvědomíte si dvě věci. Za prvé, zpracování dat je rychlé. A za druhé, není to člověk, takže dokáže pracovat bez přestávky.

Současné procesy testování jsou zastaralé

Není přitom tajemstvím, že současné procesy kontroly infekcí jsou v mnohých zdravotnických organizacích po celém světě zastaralé. V nemocnicích a také v laboratořích, kde se provádí testování na COVID-19, musí být výsledky protokolovány a poté nahlášeny do centra pro kontrolu nemocí daného státu. Procesy, které musí učinit oddělení kontroly infekce, jsou postupné a zdlouhavé. Vytvořeny byly v roce 2003 během pandemie H1N1, známé také jako prasečí chřipka a vyžadují, aby se lékař přihlásil do systému (krevního testovacího systému), extrahoval data přes zabezpečené spojení a následně ručně zadával a dále pracoval s výsledky.

V normálních dnech trvá jedné sestře dvě hodiny týdně, než zadá všechny tyto informace. Při práci s COVID-19 však musí být výsledky testů hlášeny denně – a to nejen v pozitivních případech, ale při každém testu, což zabere 2 až 3 hodiny denně. Proto už vybrané zdravotní organizace na tuto činnost nasadily RPA roboty. Trvalo jim to ani ne týden a celý proces zautomatizovaly. Vytvořil se scénář logických kroků, následně se každý krok zautomatizoval – a to od extrahování dat, přes zadání přihlašovacích údajů pro zabezpečené přihlášení, až po následné uložení do síťové platformy. Tím došlo k „osvobození“ zdravotnického personálu od prostých úkonů, a tak se mohou naplno věnovat pacientům, díky čemuž jich odbaví více. Provozní efektivita najednou vyskočila na nový rekord.

RPA: lék pro přetíženou státní správu

V souvislosti se situací způsobenou COVID-19 je RPA doslova skvělé řešení na záchranu státní správy, zejména v oblasti zdravotnictví a sociálních služeb. Nejenže by toto řešení výrazně pomohlo celému oboru, ale vlivem situace, která nastala, je zde automatizace opakujících se procesů a činností nutná. Ať už jde o situace v důsledku výpadku pracovních sil nebo způsobené zvýšením objemu (například zprocesování žádostí o OČR, administrativní prací v proplácení výkonů lékařů a nemocnic nebo jakékoliv činnosti vykonávané na PC). Během několika dní lze připravit infrastrukturu, software, potřebnou podporu řešení v provozu a tím jednou pro vždy vyřešit nastalou situaci.

Plné využití automatizace vyžaduje, aby organizace změnily, jak přemýšlejí o svých procesech a činnosti potřebné k jejich dokončení. Práce v blízké budoucnosti bude spočívat v jejím rozdělení – pro lidi a pro roboty – a chytré společnosti přistoupí ke každé výzvě nejprve zvážením, nakolik lze pro konkrétní proces využít automatizaci. Organizace tvoří lidi, a je to právě jejich lidská inteligence a tvůrčí práce, která je posouvá dále. Hybridní digitální pracovní síla tak umožňuje firmám být lidštější a úspěšnější než kdykoli předtím!

Co je zapotřebí pro zprovoznění RPA?

2 až 3 hodiny konzultace s expertem obsluhujícím daný proces a 0,5 hodiny s IT specialistou instituce (vše prostřednictvím videokonference).
Přístup do testovacího prostředí konkrétních aplikací, respektive do produkčního prostředí.
VPN přístup (vývoj a implementace se odehrává vzdáleně).

CHCETE VĚDĚT VÍCE?

Zaujaly vás možnosti RPA? Pokud máte otázky týkající se automatizace procesů ve vaší společnosti, nechte nám váš kontakt a naši specialisté vám rádi pomohou v rámci nezávazné konzultace.

KONTAKTUJTE NÁS